"Tuplatekeminen loppui ketjussamme; Vuosikellolla 90 % ajansäästö entiseen verrattuna"

Suomalainen Kirjakauppa on Suomen suurin, valtakunnallinen erikoiskauppaketju, joka käyttää organisaationsa markkinoinnissa, myynnissä sekä tuotannonsuunnittelussa Vuosikello™-sovellusta. – Ennen tiedot olivat vaikeasti hallittavana ja hajallaan Exceleissä, joiden työstäminen tuntui raskaalta ja viestiminen jäykältä. Kaksi vuotta sitten otimme käyttöön Vuosikellon, joka on tuonut meille valtavan, aikaa säästävän hyödyn. Nykyisin 67 liikkeen, verkkokaupan ja lähes 500 henkilön tiedonkulku toimenpiteineen hallitaan yhdellä työkalulla, kiteyttää valikoimanohjauksen kehityspäällikkö MAARIT KOIVUNEN.

Vuosikello on solahtanut osaksi Suomalaisen Kirjakaupan toimintaa heti ensimmäisestä yhteisestä tapaamisesta alkaen.

– Aluksi emme edes ymmärtäneet, miten suuri tarve meillä oli Vuosikellolle. Kun asioita on pyörittänyt tietyllä tapaa monta vuotta, avautuvat silmät vasta, kun joku rutiinien ulkopuolelta kertoo, miten suunnittelua olisi mahdollista tehdä helpommin, tehostetummin sekä seurattavammin, Koivunen pohtii.

Myymäläohjaus karkealta kuukausitasolta reaaliaikaiseksi

Suomalaisella Kirjakaupalla on vuositasolla miljoonia asiakaskohtaamisia. Markkinointitoimenpiteet ja mediat vaihtelevat kampanjoiden ja teemojen mukaan.

– Olemme ketjutoimija, ja markkinointitoimenpiteemme ohjataan keskitetysti. Jonkin verran voi olla paikkakunta- tai kauppakeskuskohtaista vaihtelua, mutta pääsääntöisesti kampanjat pyörivät identtisinä verkossa ja myymälöissä Rovaniemeltä Helsinkiin. Enää meidän ei tarvitse lähettää takahuoneiden seinille karkeita Ppt-tulosteita seuraavien kuukausien tekemisistä tai kuormittaa intraa liitteillä. Vuosikellon ansiosta pystymme ohjaamaan myymälöitä huomattavasti nopeammalla syklillä, ja 2–3 viikon kurantti suunnitelma on kaikkien katsovissa yhdellä silmäyksellä.

Vähemmän käsityötä vaativa tietopankki

Koivusen mielestä Vuosikellon yksi parhaista eduista on, että sen avulla pystyy strukturoidusti sekä rationaalisesti viestimään laajallekin joukolle ihmisiä.

– Muisti on koetuksella, joten on suuri helpotus, ettei tietoja menneistä kampanjoista tarvitse etsiä sähköpostien uumenista. Vuosikello™ toimii yhteisenä ja takuuluotettava tietopankkina, johon voi aina palata ja tarkistaa, mitä on tehty, miten ja mikä materiaali oli validein.

Koivusen puhuessa ajan säästöstä kyse ei ole minuuttipelistä – paremminkin päivistä. Hänelle yhtä jaksoa koskevien sisältöjen syöttäminen, tarkistaminen ja lähettäminen veivät aikaisemmin huomattavasti nykyistä enemmän aikaa.

– Luvut puhukoot puolestaan: siihen, mihin ennen tahkosin pari päivää, menee Vuosikellon kanssa nykyään pari tuntia. Eli sovelluksen tuoma ajansäästö on 90 % yksistään minun kohdallani.

500 henkilöä otti Vuosikellon haltuun n. kuukaudessa

Vuosikello™-sovellusta Suomalaisella Kirjakaupalla käyttävät kaikki, mutta sen sisällöstä vastaavat markkinoinnin, osto-ja valikoimanohjauksen tiimit sekä verkkokaupan myyntitiimi.

– Sovelluksen käyttöönotossa puhutaan noin neljän kuukauden aikajänteestä. Meillä oli ensin muutama pilottimyymälä, joista saadun palautteen avulla ohjeistukset hiottiin kuntoon. Koko ketjun osalta oli yhden kuukauden ajan käytössä päällekkäin sekä vanha että uusi järjestelmä. Kuukauden sisäänajolla napanuora vanhaan tapaan katkaistiin 100 %:sti. Puristus oli tiivis ja jumppa tehokas, mutta mielestämme oli tärkeää siirtyä uuteen välivaihetta turhaan pitkittämättä. Parin kuukauden jälkeen kenttä toivoikin ohjeistukset vain Vuosikelloon, josta ne ovat helposti haettavissa kampanjan kattotasolta aina yksittäisen viikon tekemisiin tai tulostettaviin materiaaleihin.

Sekaannusten välttämiseksi tuotantopuolelle räätälöitiin myöhemmin oma ”kakkosvuosikellonsa”, joka on osoittautunut erinomaiseksi lisäarvoksi.

– Kyllä, puhtaasti toiminnallisista syistä päädyimme erottamaan tuotantosuunnitteluprosessille oman Vuosikellonsa koko talolle julkisen Vuosikellon rinnalle. Kakkosversioon kuuluvat mm.  tuotteistuksemme sisäiset aikataulut, joita päivitämme yhdessä markkinointipäällikkömme ja tiimin kanssa. Teemme suunnittelua monta kuukautta ennakkoon, ja nyt tieto on tallessa ilman järjetöntä Exceleiden pyörittämistä tai varmistamista, että ne varmasti ovat ajan tasalla ja kaikki muutokset huomioitu.

Lisäosia käyttäjänsä kasvuvahdissa

Suomalaisen Kirjakaupan tulevaisuudensuunnitelmissa on kasvattaa Vuosikello™-sovelluksen toiminnallisuutta koskemaan myös yksittäisen myymälän markkinointilähtöjä.

– Siten voisimme vielä paremmin ennakoida tukemme niin tuotteistuksen kuin hintojen osalta esimerkiksi suurimmissa kauppakeskusmyymälöissämme. Toisaalta olemme pohtineet, olisiko hyödyllistä rakentaa omat Vuosikellonsa logistiikan toimitusaikataulujen tai myymälöiden remontti- ja muuttoprojektien hallintaan, jolloin rajattu käyttöoikeus annettaisiin myös ulkopuolisille kumppaneillemme inhimillisten aikatauluvirheiden minimoimiseksi.

Kerralla kuntoon -yhteistyötä

Toimintaa Perjantain kanssa Koivunen kiittelee ja kuvailee äärimmäisen onnistuneeksi, ketteräksi sekä ratkaisukeskeiseksi.

– He ymmärtävät tarpeemme, ja asioita edistetään kerralla kuntoon -mentaliteetilla ilman turhia puhelinrumbia. Jos Vuosikellon yksityiskohdassa on ollut ongelma, minut on onnistuttu yllättämään korjaamalla se jopa saman päivän aikana.

Hän on myös uransa aika nähnyt useammankin IT-projektin tai ohjausjärjestelmän haastavan vaihdon.

– Vuosikellon kanssa ei ole kertaakaan ollut virheraporttien tai järjestelmän kaatumisten tuomaa tuskahikeä. Kaikki on aina toiminut, tallentunut, löytynyt – ja Vuosikellon käyttäminen vain on aivan jäätävän helppoa!, kuuluu Koivusen loppukaneetti hymyn kera.

Pyydä materiaalia tai sovitaan 30 min online-esittely

Lue lisää Vuosikello™-sovelluksesta